Sleman– Pengelolaan kearsipan, baik itu arsip negara/pemerintah daerah maupun arsip pribadi/ perseorangan perlu dilakukan. Dan pengelolaan kearsipan penting dilakukan oleh pemerintah, swasta, organisasi kemasyarakatan, maupun perseorangan sebagai dokumen administrasi penyelenggaraan organisasi, bukti otentik, ataupun dokumen sejarah. 

Hal tersebut disampaikan Kepala Kantor Arsip Daerah,  Retno Susiati SH dikantornya, Kamis (4/8). Retno mengubgkapkan perlunya  langkah nyata dari setiap pemangku kepentingan dalam upaya mewujudkan tata kelola kearsipan yang baik dan benar.

Saat ini masyarakat secara umum rata-rata belum secara serius memperhatikan dan menyimpan dokumen kearsipannya secara baik dan benar, sedangkan wilayah Kabupaten Sleman merupakan wilayah rawan bencana baik bencana gunung api maupun rawan bencana tanah longsor.

Untuk itu diperlukan upaya yang tepat dalam penyimpanan dokumen-dokumen pribadi untuk menghindari kerusakan atau kehilangan dokumen-dokumen penting yang dimiliki oleh masyarakat.

“Pemerintah Kabupaten Sleman saat ini juga sedang menyelesaikan proses penyusunan Peraturan Daerah yang mengatur tentang Pengelolaan Kearsipan baik itu arsip pemerintah daerah dan juga Peran Serta Masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan,” kata Retno.

Dalam Perda yang masih dalam proses penyeselesaian tersebut diharapkan dapat mendorong peran aktif masyarakat dalam kearsipan berkenaan dengan menciptakan, menyimpan, dan melindungi arsip, serta mendukung ketertiban kegiatan penyelenggaraan kearsipan negara dengan menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan daerah.

Upaya tersebut sebagai bentuk perlindungan dan penyelamatan arsip yang dimungkinkan hilang atau rusak karena disebabkan oleh bencana alam maupun bencana sosial dan juga.

Selain itu lanjutnya pembudayaan penggunaan dan pemanfaatan arsip sesuai prosedur yang benar, penggalangan dan/atau menyumbangkan dana untuk penyelenggaraan kearsipan, keterlibatan masyarakat sebagai sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip, juga menjadi item dalam draf peraturan daerah yang telah disusun.

Eksistensi Pemerintah Kabupaten Sleman dalam pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan melalui Kantor Arsip Daerah telah diapresiasi oleh Arsip Nasional RI (ANRI) dengan diraihnya peringkat pertama Anugerah Kearsipan Tingkat Nasional pada tahun 2015, dan pada tahun 2016 ini Sleman kembali dievaluasi sebagai upaya peningkatan pengelolaan dan pembinaan kearsipan oleh ANRI.

Disampaikan pula oleh Retno Susiati bahwa Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman akan mendorong dan menggalakkan masyarakat untuk ikut berperan aktif dalam bidang kearsipan, yang salah satunya dengan menghimbau kepada masyarakat untuk menyerahkan arsip yang berkaitan dengan kepemerintahan, sejarah, dan budaya kepada pemerintah daerah, agar arsip-arsip tersebut akan lebih aman dan terjaga.

Hal tersebut memungkinkan karena lembaga kearsipan daerah telah memiliki sarana dan prasaran untuk meyimpan arsip  serta memiliki standar operasional procedure dalam memperlakukan arsip. Dokumen-dokumen arsip yang terkait dengan pemerintah daerah akan sangat bermanfaat sebagai referensi dalam proses  pengambilan kebijakan ataupun perencanaan pemerintah daerah.

Sleman – Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Sleman terus melakukan mitigasi bencana dengan melakukan gladi lapang. Gladi lapang penanggulangan bencana tanah longsor dilaksanakan di Desa Madurejo Kecamatan Prambanan Sleman, Kamis (4/8) tepatnya di depan SDN Madusari Prambanan.

Gladi berlangsung lancar dan sukses, bahkan gladi terlaksana seperti kejadian yang sebenarnya. Hal ini karena peran dan dukungan dari masyarakat sangat menjiwai seperti layaknya kejadian bencana tanah longsor yang sebenarnya.

Sebagai titik lokasi bencanaa tanah longsor memang berada di lereng perbukitan yang memang berpotensi terjadi longsor bila terjadi hujan yang terus menerus. Disatu sisi masyarakatnya sangat kompak dan ditunjang peran Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Sleman sebagai lembaga yang memang menangani berbagai bencana di Kabupaten Sleman.

Digambarkan dalam simulasi tersebut, terjadi hujan lebat yang mengguyur wilayah Desa Madurejo Prambanan hingga menyebabkan beberapa titik terjadi tanah longsong yang mengakibatkan dua rumah tertimbun tanah longsor dan beberapa pohon tumbang yang sebagian menimpa rumah warga.

Tanah longsor tersebut juga menimbulkan beberapa orang mengalami luka berat dan ringan, dua orang tertimbun tanah longsor, dua orang mengalami patah tulang karena kena reruntuhan rumah dan satu orang tertimpa pohon tumbang. Meskipun tidak menimbulkan korban jiwa namun kerugian yang ditimbulkan akibat bencana tersebut mencapai ratusan juta rupiah.

Beruntung relawan dan BPBD Sleman sigap dalam menangani bencana tersebut hingga para korban bisa cepat dievakuasi ke tempat yang lebih aman /barak pengungsin.

Disamping itu ditengah hiruk pikuknya masyarakat yang menyelamatkan diri masih saja dijumpai  penjahat yang memanfaatkan situasi untuk mencuri, namun berkat kesigapan aparat dan mesyarakat pencuri tersebut berhasil ditangkap dan dibawa ke Polsek Prambanan untuk diproses lebih lanjut.

Hadir pada kesempatan tersebut antara lain Kepala Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan  BPBD DIY Ir Heri Siswanto, Plt Pelaksana BPBD Sleman Ir Kunto Riyadi, Muspika kecamatan Prambanan dan masyarakat setempat.

Pada kesaempatan tersebut juga dilakukan pengukuhan Pengurus forum pengurangan resiko bencana dan pengurus unit pelaksana desa penanggulangan bencana Desa Madurejo Prambann Kunto Riyadi.

Sedangkan  Heri Siswanto  menyampaikan bahwa dalam upaya mewujutkan ketangguhan masyarakat dalam menghadapi bencana, pemerintah memiliki perhatian serius dalam upaya peningkatan kapasitas untuk mesyarakat desa. Karena desa  yang langsung  mengalami dampak bila terjadi bencana.

Oleh karena itu penguatan kapasitas masyarakat adalah upaya  strategis untuk menjadikan bangsa yang tangguh dalam menghadapi bencana. Berdasarkan pemetaan yang telah dilaksanakan pada tahun 2012 DIY terdapat 12 potensi ancaman bencana, dari 438 desa yang ada di DIY 301 desa merupakan desa rawan bencana, Diantaranya terdapat di Kabupaten Sleman.

Sementara Kunto Riyadi mengatakan Gladi lapang menjadi momen strategis bagi masyarakat Sleman khususnya masyarakat di Desa Madurejo Prambanan untuk meningkatkan kesiapsiagaan dan kewaspadaan masyarakat, terkait bencana longsor. Masyarakat harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan dalam menghadapi bencana, dengan harapan kesiapsiagaan tersebut dapat bermanfaat dalam menentukan langkah-langkah yang tepat dalam mengantisipasi jatuhnya korban jiwa.

Disampaikan Kunto bahwa pelaksanaan gladi lapang tersebut merupakan salah satu upaya untuk mempersiapkan kesiapsiagaan dan ketrampilan warga masyarakat dalam menghadapi bencana longsor, khususnya di Desa Madurejo Prambanan.

Diharapkan dengan adanya  gladi lapang  tersebut jatuhnya korban jiwa akibat longsor dapat diantisipasi, karena masyarakat telah maengetahui tindakan apa yang harus dilakukan pada saat kondisi darurat.

Yang jelas ketepatan bertindak tentunya harus didukung oleh pengetahuan dan ketrampilan dalam menghadapi sistuasi darurat terkait bencana. Gladi lapang tersebut menjadi sarana yang efektif untuk membekali masyarakat dengan pengetahuan dan ketrampilan dalam mensikapi kondisi darurat. Dengan bekal tersebut diharapkan  seluruh warga masyarakat tidak akan panik bila terjadi bencana.