Masyarakat Perlu Berperan Dalam Penyelamatan Arsip Daerah

Sleman– Pengelolaan kearsipan, baik itu arsip negara/pemerintah daerah maupun arsip pribadi/ perseorangan perlu dilakukan. Dan pengelolaan kearsipan penting dilakukan oleh pemerintah, swasta, organisasi kemasyarakatan, maupun perseorangan sebagai dokumen administrasi penyelenggaraan organisasi, bukti otentik, ataupun dokumen sejarah. 

Hal tersebut disampaikan Kepala Kantor Arsip Daerah,  Retno Susiati SH dikantornya, Kamis (4/8). Retno mengubgkapkan perlunya  langkah nyata dari setiap pemangku kepentingan dalam upaya mewujudkan tata kelola kearsipan yang baik dan benar.

Saat ini masyarakat secara umum rata-rata belum secara serius memperhatikan dan menyimpan dokumen kearsipannya secara baik dan benar, sedangkan wilayah Kabupaten Sleman merupakan wilayah rawan bencana baik bencana gunung api maupun rawan bencana tanah longsor.

Untuk itu diperlukan upaya yang tepat dalam penyimpanan dokumen-dokumen pribadi untuk menghindari kerusakan atau kehilangan dokumen-dokumen penting yang dimiliki oleh masyarakat.

“Pemerintah Kabupaten Sleman saat ini juga sedang menyelesaikan proses penyusunan Peraturan Daerah yang mengatur tentang Pengelolaan Kearsipan baik itu arsip pemerintah daerah dan juga Peran Serta Masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan,” kata Retno.

Dalam Perda yang masih dalam proses penyeselesaian tersebut diharapkan dapat mendorong peran aktif masyarakat dalam kearsipan berkenaan dengan menciptakan, menyimpan, dan melindungi arsip, serta mendukung ketertiban kegiatan penyelenggaraan kearsipan negara dengan menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan daerah.

Upaya tersebut sebagai bentuk perlindungan dan penyelamatan arsip yang dimungkinkan hilang atau rusak karena disebabkan oleh bencana alam maupun bencana sosial dan juga.

Selain itu lanjutnya pembudayaan penggunaan dan pemanfaatan arsip sesuai prosedur yang benar, penggalangan dan/atau menyumbangkan dana untuk penyelenggaraan kearsipan, keterlibatan masyarakat sebagai sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip, juga menjadi item dalam draf peraturan daerah yang telah disusun.

Eksistensi Pemerintah Kabupaten Sleman dalam pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan melalui Kantor Arsip Daerah telah diapresiasi oleh Arsip Nasional RI (ANRI) dengan diraihnya peringkat pertama Anugerah Kearsipan Tingkat Nasional pada tahun 2015, dan pada tahun 2016 ini Sleman kembali dievaluasi sebagai upaya peningkatan pengelolaan dan pembinaan kearsipan oleh ANRI.

Disampaikan pula oleh Retno Susiati bahwa Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman akan mendorong dan menggalakkan masyarakat untuk ikut berperan aktif dalam bidang kearsipan, yang salah satunya dengan menghimbau kepada masyarakat untuk menyerahkan arsip yang berkaitan dengan kepemerintahan, sejarah, dan budaya kepada pemerintah daerah, agar arsip-arsip tersebut akan lebih aman dan terjaga.

Hal tersebut memungkinkan karena lembaga kearsipan daerah telah memiliki sarana dan prasaran untuk meyimpan arsip  serta memiliki standar operasional procedure dalam memperlakukan arsip. Dokumen-dokumen arsip yang terkait dengan pemerintah daerah akan sangat bermanfaat sebagai referensi dalam proses  pengambilan kebijakan ataupun perencanaan pemerintah daerah.

Print Friendly, PDF & Email

Related posts