Menindaklanjuti permohonan Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Sleman perihal pendampingan penataan arsip, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Daerah istimewa Yogyakarta melakukan kegiatan pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan urusan kearsipan yang berlangsung di Ruang Rapat Bawaslu Kabupaten Sleman, Selasa (16/11/2021).
Pembinaan kearsipan tersebut diawali dengan sambutan Ketua Bawaslu Kabupaten Sleman, M. Abdul Karim Mustofa didampingi Koordinator Divisi Sumber Daya Manusia dan Organisasi, Vici Herawati, Koordinator Divisi Hukum, Hubungan Masyarakat, dan Data Informasi, Arjuna Al Ichsan Siregar, Koordinator Divisi Penyelesaian Sengketa, Mujibur Rahman, serta Koordinator Penanganan Pelangaran, Ibnu Darpito. Turut hadir dalam kegiatan Kepala Sekretariat Bawaslu Kabupaten Sleman, Suparno, beserta Kepala Sub Bagian Administrasi, Fajar Marchito Saleh.
Dalam sambutan pembukanya, Ketua Bawaslu Kabupaten Sleman, M. Abdul Karim Mustofa menyampaikan apresiasi kepada DPAD Daerah Istimewa Yogyakarta yang bersedia hadir untuk melakukan pembinaan kearsipan dokumen supaya pengelolaan arsip inaktif dan statis di lembaga yang dipimpinnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan-undangan.
“Kami memerlukan pendampingan terkait penomoran dan penataan arsip yang dimiliki Bawaslu Kabupaten Sleman guna menunjang peningkatan kinerja pengawasan dalam pemilihan umum,” tutur Karim.
Kegiatan yang dipandu oleh Arsiparis Ahli Muda, Murjono yang dibantu 2 personil Arsiparis Mahir dan Naban mengungkapkan bahwa perlu adanya penataan dan pengelolaan dokumen yang baik dan sesuai standar regulasi yang ada untuk menunjang penyimpanan arsip agar lebih efektif dan efisien dari segala segi kebutuhan. Selain itu, dokumen yang dikelola dengan sistem pengarsipan yang baik akan menjadi sarana pencegahan kehilangan dan memudahkan pengambilan kembali dokumen secara cepat saat dibutuhkan.
“Arsip baiknya disimpan di tempat khusus sendiri dan terhindar dari gangguan lalu lalang aktivitas dan binatang. Ruangan (tempat penyimpanan) tidak lembab atau bocor jika hujan, serta ditata rapi dalam wadah seperti rak besi sesuai dengan urutan nomor yang telah diinput datanya,” tegas Murjono.
Di akhir kegiatan, Murjono berpesan bahwa dokumen yang belum diarsipkan dengan baik sangat berpotensi untuk hilang selamanya, sehingga nanti akan sulit ditemukan ketika dibutuhkan. (Adnan Nurtjahjo|KIM Pararta Guna Kapanewon Gamping)
